Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 10 september 2026

Arqvance, handelend onder de handelsnaam Velvet Essences, exploiteert deze webshop en website, met inbegrip van de bijbehorende informatie, inhoud, functionaliteiten, tools, producten en diensten (gezamenlijk de « Diensten »). Onze webshop wordt mogelijk gemaakt door Shopify, waarmee wij de Diensten kunnen aanbieden.

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en bekendmaken wanneer u toegang krijgt tot de Diensten, deze gebruikt, een aankoop of andere transactie verricht, met ons communiceert of gebruikmaakt van de functie Velvet Skin AI.

In geval van tegenstrijdigheid tussen onze Algemene voorwaarden en dit Privacybeleid met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft dit Privacybeleid voorrang.

Lees dit Privacybeleid zorgvuldig door. Door de Diensten te gebruiken, erkent u dat u hiervan kennis hebt genomen. Wanneer de wet uw toestemming vereist, vragen wij die afzonderlijk, duidelijk en vóór de betreffende verwerking.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de toepassing van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming is Arqvance de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit Privacybeleid worden beschreven. Velvet Essences is de handelsnaam waaronder de webshop wordt geëxploiteerd. Een derde kan echter als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden voor doeleinden die hij zelf bepaalt.

Contactgegevens:

Arqvance, handelend onder de handelsnaam Velvet Essences
Mechelsesteenweg 455, 1950 Kraainem, België
E-mail: info@arqvance.be
Telefoon: +32 491 23 90 52

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen of verwerken

Onder « persoonsgegevens » verstaan wij gegevens waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd, of die redelijkerwijs aan u kunnen worden gekoppeld. Afhankelijk van uw interactie met de Diensten kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

Contactgegevens: naam, adres, facturatieadres, leveringsadres, telefoonnummer en e-mailadres.

Financiële en betalingsgegevens: betaalmethode, betalingsbevestiging, transactiegegevens en andere informatie die nodig is voor de betaling. Kaartgegevens worden doorgaans rechtstreeks verwerkt door Shopify en haar betalingsdienstverleners.

Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord, voorkeuren en instellingen, indien u een account aanmaakt.

Transactiegegevens: producten die u hebt bekeken, aan uw winkelmandje of verlanglijst hebt toegevoegd, gekocht, geretourneerd, omgeruild of geannuleerd, evenals uw bestelgeschiedenis.

Communicatiegegevens: informatie die is opgenomen in uw vragen, beoordelingen of communicatie met onze klantenservice.

Technische gegevens: type apparaat en browser, netwerkverbinding, IP-adres, technische identificatoren, beveiligingslogboeken en soortgelijke gegevens.

Gebruiksgegevens: interacties met de Diensten, bekeken pagina’s, datum en tijdstip van toegang, handelingen in de webshop, cookies en soortgelijke technologieën.

Velvet Skin AI-gegevens, uitsluitend wanneer u vrijwillig kiest om deze functie te gebruiken: drie foto’s van uw gezicht (vooraanzicht, linkerprofiel en rechterprofiel), bevestiging van uw toestemming, resultaten en scores van cosmetische observaties, cosmetische prioriteiten en een voorgestelde productroutine.

Gegevens die Velvet Skin AI niet probeert te bepalen

Velvet Skin AI is niet ontworpen om een persoon te identificeren. Wij maken geen biometrische sjablonen aan, voeren geen gezichtsherkenning uit en vergelijken uw gezicht niet met een databank. De functie is niet bedoeld om uw identiteit, etnische afkomst, exacte leeftijd, emotionele toestand, zwangerschap, ziekte of andere gezondheidstoestand af te leiden of te bevestigen.

Een foto kan echter incidenteel persoonsgegevens onthullen die niet nodig zijn voor de analyse. Wij raden u aan uitsluitend uw gezicht te fotograferen tegen een neutrale achtergrond, zonder andere personen of zichtbare documenten.

3. Bronnen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen:

• rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u de Diensten gebruikt, een bestelling plaatst, contact met ons opneemt of vrijwillig de drie foto’s naar Velvet Skin AI verzendt;
• automatisch vanaf uw apparaat, via de Diensten, cookies en soortgelijke technologieën;
• via Shopify en onze dienstverleners, wanneer zij gegevens verwerken om de webshop, betalingen, hosting, beveiliging of de Velvet Skin AI-analyse mogelijk te maken;
• via partners of andere derden, binnen de grenzen die de wet toestaat;
• door afleiding, wanneer Velvet Skin AI tijdelijke cosmetische observaties genereert op basis van de foto’s die u hebt verzonden.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer een toepasselijke rechtsgrond dit toestaat.

Levering van de webshop en uitvoering van onze overeenkomsten

Wij gebruiken de nodige informatie om producten weer te geven, het winkelmandje en account te beheren, betalingen en bestellingen te verwerken, leveringen, retourzendingen en omruilingen te organiseren, klantenservice te verlenen en onze verplichtingen tegenover u na te komen. De rechtsgrond is doorgaans de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten ervan.

Velvet Skin AI

Wij verwerken de drie foto’s en genereren de cosmetische analyse alleen nadat u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. De rechtsgrond is uw toestemming. Voor zover een foto incidenteel een bijzondere categorie van persoonsgegevens kan onthullen, is de verwerking eveneens gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming wanneer de wet dit vereist.

U kunt ervoor kiezen Velvet Skin AI niet te gebruiken zonder de toegang tot de webshop of de andere functionaliteiten te verliezen. U kunt uw toestemming intrekken vóór het verzenden van de foto’s door het proces te sluiten. Zodra de analyse is aangevraagd en technisch is uitgevoerd, doet de intrekking van uw toestemming geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de reeds uitgevoerde verwerking.

Marketing en reclame

Afhankelijk van uw keuzes en de toepasselijke wetgeving kunnen wij bepaalde gegevens gebruiken om u promotionele communicatie te sturen of om reclame te meten en te personaliseren. De rechtsgrond kan uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang zijn, afhankelijk van het kanaal, het land en de gebruikte technologie.

De foto’s en scores van Velvet Skin AI worden niet gebruikt voor reclame, marketingtargeting of verrijking van uw klantprofiel.

Beveiliging, fraudepreventie en technische verbetering

Wij gebruiken beperkte technische gegevens om de Diensten te beveiligen, misbruik te detecteren, fouten te diagnosticeren en frauduleuze of kwaadwillige activiteiten te voorkomen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de webshop, onze klanten en onze systemen te beschermen, evenals het naleven van onze wettelijke verplichtingen.

Communicatie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken de nodige informatie om uw vragen te beantwoorden, de wet na te leven, te reageren op geldige gerechtelijke procedures, onze rechten te verdedigen, geschillen op te lossen of onze voorwaarden af te dwingen. De rechtsgrond is, afhankelijk van het geval, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang.

5. Velvet Skin AI: werking en beperkingen

Velvet Skin AI is een optionele functie voor cosmetische begeleiding. Er is geen account vereist om deze te gebruiken.

Het proces verloopt als volgt:

• u leest de specifieke informatie en geeft uw toestemming;
• u verstrekt drie foto’s: vooraanzicht, linkerprofiel en rechterprofiel;
• de foto’s worden in uw browser verkleind om de hoeveelheid verzonden gegevens te beperken;
• ze worden via een beveiligde verbinding naar onze server en vervolgens naar een door OpenAI geleverd AI-model verzonden;
• het systeem genereert visuele schattingen voor cosmetische doeleinden, onder meer met betrekking tot schijnbare hydratatie, helderheid, textuur, zichtbare roodheid, zichtbare poriën en egaliteit;
• er wordt uitsluitend een routine samengesteld op basis van beschikbare Velvet Essences-producten en vooraf bepaalde catalogusregels voor hun functies, actieve bestanddelen, huidproblemen en huidtypes.

Wat de analyse betekent

De « Velvet Skin Score », subscores, prioriteiten en aanbevelingen zijn geautomatiseerde schattingen op basis van het zichtbare uiterlijk op de foto’s. Belichting, camera, hoek, make-up, compressie, schaduwen en beeldkwaliteit kunnen het resultaat beïnvloeden. Twee analyses die onder verschillende omstandigheden worden uitgevoerd, kunnen daarom verschillende resultaten opleveren.

Wat de analyse niet betekent

Velvet Skin AI geeft geen medische of dermatologische diagnose, detecteert geen ziekten en vervangt geen arts, dermatoloog, apotheker of andere gekwalificeerde zorgverlener.

Gebruik het resultaat niet om medische beslissingen te nemen. Raadpleeg een zorgverlener bij pijn, ernstige reacties, letsels, aanhoudende symptomen of zorgen over uw gezondheid.

Keuzevrijheid en afwezigheid van significante beslissingen

De aanbevelingen zijn vrijblijvend. U kunt elk product toevoegen of verwijderen, de routine negeren en normaal verder winkelen.

Velvet Skin AI neemt geen beslissingen die juridische gevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloeden. De functie wijzigt geen prijzen, toegang tot de webshop, betaalmethoden of verkoopvoorwaarden.

6. Bewaring van foto’s en resultaten van Velvet Skin AI

Wij passen het beginsel van minimale gegevensverwerking toe:

• de foto’s worden uitsluitend tijdens de verwerking ontvangen in het tijdelijke geheugen van de server;
• onze applicatie slaat ze niet op in een databank, permanente opslagruimte of uw klantaccount;
• na uitvoering of mislukking van het verzoek worden de beeldbuffers die door onze applicatie worden bijgehouden onmiddellijk overschreven en vrijgegeven;
• onze applicatie bewaart geen kopie van de analyse, scores of routine; het resultaat wordt in uw browser weergegeven voor de huidige sessie;
• de diagnostische logboeken van onze applicatie bevatten geen afbeeldingsbestanden of gedetailleerde inhoud van de analyse. Ze kunnen beperkte technische informatie bevatten, zoals een verzoek-ID, tijdstempel, foutcode of IP-adres dat door de infrastructuur wordt verwerkt, gedurende een beperkte periode die nodig is voor beveiliging en diagnose.

Als u vervolgens een product aan uw winkelmandje toevoegt of een bestelling plaatst, worden de normale winkelmand- en bestelgegevens verwerkt overeenkomstig de andere bepalingen van dit Privacybeleid. Deze bevatten geen Velvet Skin AI-foto’s.

Tijdelijke verwerking door OpenAI

De oproep naar de OpenAI API wordt geconfigureerd met de optie store: false, zodat het antwoord niet wordt opgeslagen als later opvraagbare applicatiestatus.

Volgens de door OpenAI gepubliceerde documentatie worden gegevens die door API-klanten worden verzonden niet gebruikt om modellen te trainen, tenzij de accounthouder vrijwillig gegevensdeling inschakelt. Arqvance schakelt deze gegevensdeling niet vrijwillig in voor Velvet Skin AI.

OpenAI geeft echter aan dat logboeken voor misbruikmonitoring die mogelijk verzonden inhoud bevatten standaard tot 30 dagen kunnen worden bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist of noodzakelijk is voor beveiliging en misbruikpreventie. Ook kunnen geautomatiseerde veiligheidscontroles op afbeeldingen worden toegepast. Deze verwerkingen staan los van het feit dat Arqvance de foto’s niet permanent opslaat.

7. Dienstverleners en bekendmaking van gegevens

Wij kunnen strikt noodzakelijke informatie delen met dienstverleners die ons helpen de Diensten aan te bieden, waaronder:

• Shopify, voor hosting en werking van de webshop, winkelmandje, bestellingen, betalingen en de beveiligde proxy die voor Velvet Skin AI wordt gebruikt;
• Railway, voor de hosting van de beveiligde server die de foto’s tijdelijk ontvangt en de analyse coördineert;
• OpenAI, voor de geautomatiseerde visuele analyse die nodig is voor Velvet Skin AI;
• Sendcloud, voor het logistieke beheer van bestellingen, het aanmaken van verzendlabels, het beheer van afhaalpunten, het volgen van pakketten en, indien van toepassing, het beheer van retourzendingen. Gegevens die nodig zijn voor de levering, zoals naam, leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer en informatie over de bestelling en verzending, kunnen worden doorgegeven aan Sendcloud en aan de vervoerder die verantwoordelijk is voor de levering;
• onze overige betalingsdienstverleners, vervoerders, klantenservice-, beveiligings-, IT- en analysedienstverleners, wanneer hun diensten noodzakelijk zijn.

Deze dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht en zijn gebonden aan hun contractuele en wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de context treden zij op als verwerker namens ons of als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verplichtingen en toegestane doeleinden.

Wij kunnen ook informatie bekendmaken:

• wanneer u ons daarom verzoekt of ermee instemt;
• aan onze commerciële en marketingpartners, afhankelijk van uw keuzes, met uitsluiting van Velvet Skin AI-foto’s en -scores;
• in het kader van een reorganisatie, fusie, overname, financiering of insolventieprocedure;
• wanneer de wet, een geldige gerechtelijke beslissing of de bescherming van onze rechten, gebruikers of derden dit vereist.

Wij verkopen uw Velvet Skin AI-foto’s niet.

8. Relatie met Shopify

De Diensten worden gehost door Shopify, dat bepaalde informatie verzamelt en verwerkt over uw toegang tot en gebruik van de webshop om zijn diensten te leveren en te verbeteren.

Informatie die via de webshop wordt verstrekt, kan worden doorgegeven aan Shopify en haar dienstverleners, ook in andere landen.

Bepaalde Shopify-functionaliteiten kunnen gegevens combineren die voortkomen uit uw interacties met onze webshop, andere verkopers en Shopify. In dergelijke omstandigheden kan Shopify optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de doeleinden die zij zelf bepaalt.

Raadpleeg de privacy-instellingen van Shopify voor meer informatie en om bepaalde keuzes te beheren.

9. Cookies, marketing en voorkeuren

Wij en onze dienstverleners kunnen cookies en soortgelijke technologieën gebruiken om de webshop te laten functioneren, uw voorkeuren te onthouden, bezoekersaantallen te meten, de Diensten te beveiligen en, met de vereiste toestemmingen, marketing te personaliseren.

U kunt uw voorkeuren beheren via de cookiebanner of de cookiebeheertool op de webshop en via de instellingen van uw browser. Het weigeren van bepaalde cookies kan niet-essentiële functies beperken zonder u de toegang tot essentiële functies van de webshop te ontzeggen.

Wij kunnen promotionele e-mails sturen wanneer de wet dit toestaat. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link in deze e-mails.

Wij kunnen niet-promotionele communicatie blijven sturen over uw account, bestellingen, verzending, tracking van pakketten, retourzendingen of verzoeken.

10. Websites en links van derden

De Diensten kunnen links bevatten naar websites of platforms die door derden worden beheerd.

Wij raden u aan hun privacybeleid en voorwaarden te raadplegen. Wij controleren hun praktijken niet en zijn niet verantwoordelijk voor hun inhoud, beveiliging of gebruik van uw gegevens.

11. Gegevens van minderjarigen

De Diensten zijn niet bedoeld voor personen die de wettelijke meerderjarigheid in hun rechtsgebied nog niet hebben bereikt.

Velvet Skin AI mag uitsluitend worden gebruikt door meerderjarige personen.

Wij verzamelen niet bewust foto’s van minderjarigen via deze functie.

Als u ouder of wettelijke vertegenwoordiger bent van een minderjarige die persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat wij de situatie kunnen onderzoeken en passende maatregelen kunnen nemen.

Voor zover wij weten, verkopen of delen wij geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar in de zin van de toepasselijke wetgeving.

12. Beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die in verhouding staan tot de risico’s, waaronder versleuteling van communicatie tijdens verzending, afzonderlijke hosting van de analyseserver, verificatie van verzoeken die via de Shopify-proxy verlopen, API-sleutels die uitsluitend aan serverzijde worden bewaard, beperking van de grootte en het aantal afbeeldingen en het ontbreken van permanente opslag van foto’s door onze applicatie.

Geen enkele beveiligingsmaatregel is echter volledig of onfeilbaar. Gebruik geen onbeveiligd kanaal om gevoelige of vertrouwelijke informatie aan ons te verstrekken.

13. Algemene bewaartermijn

Buiten Velvet Skin AI hangt de bewaartermijn af van het doel, de aard van de gegevens en onze verplichtingen.

Wij bewaren gegevens zolang als nodig is om uw account of bestelling te beheren, de Diensten te leveren, onze boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen na te komen, fraude te voorkomen, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten en beleidsregels af te dwingen.

Wij verwijderen of anonimiseren de gegevens wanneer zij niet langer nodig zijn, tenzij de wet een andere bewaarplicht oplegt.

De specifieke regels voor de foto’s en resultaten van Velvet Skin AI worden beschreven in sectie 6.

14. Uw rechten en keuzes

Afhankelijk van uw woonplaats en onder voorbehoud van de wettelijke voorwaarden kunt u de volgende rechten hebben:

• toegang vragen tot uw persoonsgegevens;
• correctie vragen van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens vragen;
• beperking van de verwerking vragen;
• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
• bepaalde gegevens ontvangen in een overdraagbaar formaat of verzoeken om overdracht ervan;
• uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die eerder is uitgevoerd;
• een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Met betrekking tot Velvet Skin AI kunnen wij een foto of resultaat doorgaans niet terugvinden nadat de verwerking is voltooid, omdat onze applicatie deze niet bewaart.

Wij kunnen echter uw vragen beantwoorden, nog beschikbare technische logboeken onderzoeken en, wanneer de wet dit vereist, een relevant verzoek doorsturen naar een dienstverlener.

U kunt uw rechten uitoefenen door te schrijven naar info@arqvance.be.

Wij kunnen redelijkerwijs noodzakelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. U wordt niet benadeeld omdat u uw rechten uitoefent en wij zullen antwoorden binnen de wettelijk voorziene termijnen.

15. Klachten

Als u een vraag of klacht hebt over de verwerking van uw gegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@arqvance.be, zodat wij uw verzoek kunnen onderzoeken.

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de bevoegde autoriteit van uw woonplaats.

16. Internationale doorgiften

Shopify, Railway, OpenAI, Sendcloud en andere dienstverleners kunnen informatie verwerken in landen buiten België, de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk.

Wanneer de wet dit vereist, maken wij gebruik van een erkend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of gelijkwaardige waarborgen.

De locatie van de hostingserver garandeert op zichzelf niet dat alle technische verwerkingen en ondersteuningsactiviteiten binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Texte collé.txtTXT

17. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen, Velvet Skin AI, onze dienstverleners of wettelijke vereisten weer te geven.

Wij publiceren de herziene versie in de webshop, werken de datum van de laatste wijziging bij en verstrekken een aanvullende kennisgeving wanneer de wet dit vereist.

18. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of om uw rechten uit te oefenen:

E-mail: info@arqvance.be
Telefoon: +32 491 23 90 52
Adres: Arqvance (Velvet Essences), Mechelsesteenweg 455, 1950 Kraainem, België