Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 septembre 2026

Arqvance, opérant sous le nom commercial Velvet Essences, exploite cette boutique et ce site web, y compris les informations, contenus, fonctionnalités, outils, produits et services connexes (ensemble, les « Services »). Notre boutique est propulsée par Shopify, qui nous permet de fournir les Services.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, conservons et divulguons vos informations personnelles lorsque vous accédez aux Services, les utilisez, effectuez un achat ou une autre transaction, communiquez avec nous ou utilisez la fonctionnalité Velvet Skin AI.

En cas de contradiction entre nos Conditions de service et la présente Politique de confidentialité concernant le traitement de vos informations personnelles, la présente Politique de confidentialité prévaut.

Veuillez lire attentivement cette Politique. En utilisant les Services, vous reconnaissez en avoir pris connaissance. Lorsque la loi exige votre consentement, nous vous le demandons séparément, de manière claire et avant le traitement concerné.

1. Responsable du traitement

Aux fins de la législation applicable en matière de protection des données, Arqvance est le responsable du traitement des informations personnelles décrites dans cette Politique. Velvet Essences est le nom commercial sous lequel la boutique est exploitée. Un tiers peut toutefois agir comme responsable distinct pour les finalités qu’il détermine lui-même.

Coordonnées :

Arqvance, opérant sous le nom commercial Velvet Essences
Mechelsesteenweg 455, 1950 Kraainem, Belgique
E-mail : info@arqvance.be
Téléphone : +32 491 23 90 52

2. Informations personnelles que nous collectons ou traitons

Les « informations personnelles » sont les informations qui permettent de vous identifier, directement ou indirectement, ou qui peuvent raisonnablement être reliées à vous. Selon votre interaction avec les Services, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

Coordonnées : nom, adresse, adresse de facturation, adresse de livraison, numéro de téléphone et adresse e-mail.

Informations financières et de paiement : moyen de paiement, confirmation de paiement, détails de transaction et autres informations nécessaires au paiement. Les données de carte sont généralement traitées directement par Shopify et ses prestataires de paiement.

Informations de compte : nom d’utilisateur, mot de passe, préférences et paramètres, si vous créez un compte.

Informations de transaction : produits consultés, ajoutés au panier ou à une liste d’envies, achetés, retournés, échangés ou annulés, ainsi que l’historique des commandes.

Communications : informations incluses dans vos demandes, avis ou échanges avec notre service client.

Informations techniques : type d’appareil et de navigateur, connexion réseau, adresse IP, identifiants techniques, journaux de sécurité et données similaires.

Informations d’utilisation : interactions avec les Services, pages consultées, date et heure d’accès, actions effectuées sur la boutique, cookies et technologies similaires.

Données Velvet Skin AI, uniquement si vous choisissez volontairement d’utiliser cette fonctionnalité : trois photographies de votre visage (vue de face, profil gauche et profil droit), confirmation de votre consentement, résultats et scores d’observation cosmétique, priorités cosmétiques et routine de produits proposée.

Données Velvet Skin AI qui ne sont pas recherchées

Velvet Skin AI n’est pas conçu pour identifier une personne. Nous ne créons pas de gabarit biométrique, n’effectuons pas de reconnaissance faciale et ne comparons pas votre visage à une base de données. La fonctionnalité n’a pas pour objet de déduire ou confirmer votre identité, votre origine ethnique, votre âge exact, votre état émotionnel, une grossesse, une maladie ou un autre état de santé.

Une photographie peut néanmoins révéler incidemment des informations personnelles qui ne sont pas nécessaires à l’analyse. Nous vous recommandons de photographier uniquement votre visage, devant un fond neutre, sans autre personne ni document visible.

3. Sources des informations personnelles

Nous pouvons collecter des informations personnelles :

• directement auprès de vous, notamment lorsque vous utilisez les Services, passez une commande, nous contactez ou envoyez volontairement les trois photos à Velvet Skin AI ;
• automatiquement depuis votre appareil, par l’intermédiaire des Services, cookies et technologies similaires ;
• auprès de Shopify et de nos prestataires, lorsqu’ils traitent des informations pour fournir la boutique, le paiement, l’hébergement, la sécurité ou l’analyse Velvet Skin AI ;
• auprès de partenaires ou d’autres tiers, dans les limites autorisées par la loi ;
• par déduction, lorsque Velvet Skin AI produit des observations cosmétiques temporaires à partir des photos que vous avez envoyées.

4. Finalités et bases juridiques du traitement

Nous traitons les informations personnelles uniquement lorsqu’une base juridique applicable nous y autorise.

Fourniture de la boutique et exécution de nos contrats

Nous utilisons les informations nécessaires pour afficher les produits, gérer le panier et le compte, traiter les paiements et commandes, organiser les livraisons, retours et échanges, fournir le service client et exécuter nos engagements envers vous. La base juridique est généralement l’exécution d’un contrat ou les mesures prises à votre demande avant sa conclusion.

Velvet Skin AI

Nous traitons les trois photos et générons l’analyse cosmétique uniquement après votre consentement affirmatif. La base juridique est votre consentement. Dans la mesure où une photo pourrait révéler incidemment une catégorie particulière de données, le traitement repose également, lorsque la loi l’exige, sur votre consentement explicite.

Vous pouvez refuser d’utiliser Velvet Skin AI sans perdre l’accès à la boutique ou à ses autres fonctionnalités. Vous pouvez retirer votre consentement avant l’envoi des photos en fermant le parcours. Une fois l’analyse demandée et techniquement exécutée, le retrait n’annule pas la licéité du traitement déjà effectué.

Marketing et publicité

Sous réserve de vos choix et de la législation applicable, nous pouvons utiliser certaines informations pour vous envoyer des communications promotionnelles ou mesurer et personnaliser la publicité. La base juridique peut être votre consentement ou notre intérêt légitime, selon le canal, le pays et la technologie utilisés.

Les photos et scores Velvet Skin AI ne sont pas utilisés pour la publicité, le ciblage marketing ou l’enrichissement de votre profil client.

Sécurité, prévention de la fraude et amélioration technique

Nous utilisons des informations techniques limitées pour sécuriser les Services, détecter les abus, diagnostiquer les erreurs et prévenir les activités frauduleuses ou malveillantes. La base juridique est notre intérêt légitime à protéger la boutique, nos clients et nos systèmes, ainsi que le respect de nos obligations légales.

Communications et obligations légales

Nous traitons les informations nécessaires pour répondre à vos demandes, respecter la loi, répondre à une procédure judiciaire valide, défendre nos droits, résoudre un litige ou faire appliquer nos conditions. La base juridique est, selon le cas, l’exécution d’un contrat, une obligation légale ou notre intérêt légitime.

5. Velvet Skin AI : fonctionnement et limites

Velvet Skin AI est une fonctionnalité facultative d’orientation cosmétique. Aucun compte n’est requis pour l’utiliser.

Son parcours est le suivant :

• vous prenez connaissance de l’information dédiée et donnez votre consentement ;
• vous fournissez trois photos : face, profil gauche et profil droit ;
• les photos sont redimensionnées dans votre navigateur afin de limiter la quantité de données envoyée ;
• elles transitent par une connexion sécurisée vers notre serveur, puis vers un modèle d’intelligence artificielle fourni par OpenAI ;
• le système produit des estimations visuelles à finalité cosmétique, notamment sur l’hydratation apparente, l’éclat, la texture, les rougeurs apparentes, les pores visibles et l’uniformité ;
• une routine est construite uniquement à partir de produits Velvet Essences disponibles et de règles de catalogue définies pour leurs fonctions, actifs, préoccupations et types de peau.

Ce que l’analyse signifie

Le « Velvet Skin Score », les sous-scores, priorités et recommandations sont des estimations automatisées fondées sur l’apparence visible des photos. La lumière, la caméra, l’angle, le maquillage, la compression, les ombres et la qualité des images peuvent modifier le résultat. Deux analyses réalisées dans des conditions différentes peuvent donc produire des résultats différents.

Ce que l’analyse ne signifie pas

Velvet Skin AI ne fournit aucun diagnostic médical ou dermatologique, ne détecte pas de maladie et ne remplace pas un médecin, dermatologue, pharmacien ou autre professionnel qualifié.

N’utilisez pas le résultat pour prendre une décision médicale. En cas de douleur, réaction importante, lésion, symptôme persistant ou inquiétude concernant votre santé, consultez un professionnel de santé.

Liberté de choix et absence de décision significative

Les recommandations sont facultatives. Vous pouvez ajouter ou retirer chaque produit, ignorer la routine et continuer à acheter normalement.

Velvet Skin AI ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Elle ne modifie ni les prix, ni l’accès à la boutique, ni les moyens de paiement, ni les conditions de vente.

6. Conservation des photos et des résultats Velvet Skin AI

Nous appliquons le principe de minimisation des données :

• les photos sont reçues dans la mémoire temporaire du serveur uniquement pendant le traitement ;
• notre application ne les enregistre pas dans une base de données, un espace de stockage permanent ou votre compte client ;
• après l’exécution ou l’échec de la demande, les buffers d’image détenus par notre application sont immédiatement écrasés et libérés ;
• notre application ne conserve pas de copie de l’analyse, des scores ou de la routine ; le résultat est affiché dans votre navigateur pour la session en cours ;
• les journaux de diagnostic de notre application n’incluent ni les fichiers image ni le contenu détaillé de l’analyse. Ils peuvent contenir des informations techniques limitées, telles qu’un identifiant de requête, un horodatage, un code d’erreur ou une adresse IP traitée par l’infrastructure, pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité et au diagnostic.

Si vous ajoutez ensuite un produit au panier ou passez commande, les informations normales de panier et de commande sont traitées conformément aux autres sections de cette Politique. Elles ne contiennent pas les photos Velvet Skin AI.

Traitement temporaire par OpenAI

L’appel à l’API OpenAI est configuré avec l’option store: false, afin que la réponse ne soit pas conservée comme état applicatif récupérable ultérieurement.

Selon la documentation publiée par OpenAI, les données envoyées par les clients de l’API ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles, sauf activation volontaire du partage de données par le titulaire du compte. Arqvance n’active pas volontairement ce partage pour Velvet Skin AI.

OpenAI indique toutefois que des journaux de surveillance des abus susceptibles de contenir le contenu envoyé peuvent, par défaut, être conservés jusqu’à 30 jours, sauf si une durée plus longue est imposée par la loi ou nécessaire pour la sécurité et la prévention des abus. Des contrôles automatisés de sécurité peuvent également s’appliquer aux images. Ces traitements sont distincts de l’absence de stockage permanent par Arqvance.

7. Prestataires et divulgation des informations

Nous pouvons communiquer les informations strictement nécessaires à des prestataires qui nous aident à fournir les Services, notamment :

• Shopify, pour l’hébergement et le fonctionnement de la boutique, le panier, les commandes, le paiement et le proxy sécurisé utilisé par Velvet Skin AI ;
• Railway, pour l’hébergement du serveur sécurisé qui reçoit temporairement les photos et orchestre l’analyse ;
• OpenAI, pour l’analyse visuelle automatisée nécessaire à Velvet Skin AI ;
• Sendcloud, pour la gestion logistique des commandes, la création des étiquettes d’expédition, la gestion des points relais, le suivi des colis et, le cas échéant, la gestion des retours. Les informations nécessaires à l’exécution de la livraison, telles que le nom, l’adresse de livraison, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et les informations relatives à la commande et à l’expédition, peuvent être transmises à Sendcloud ainsi qu’au transporteur chargé de la livraison ;
• nos autres prestataires de paiement, transporteurs, assistance, sécurité, informatique et analyse, lorsque leurs services sont nécessaires.

Ces prestataires ne reçoivent que les informations nécessaires à leur mission et sont soumis à leurs engagements contractuels et obligations légales. Selon le contexte, ils agissent comme sous-traitants pour notre compte ou comme responsables distincts pour leurs propres obligations et finalités autorisées.

Nous pouvons également divulguer des informations :

• lorsque vous nous le demandez ou y consentez ;
• à nos partenaires commerciaux et marketing, sous réserve de vos choix, à l’exclusion des photos et scores Velvet Skin AI ;
• dans le cadre d’une réorganisation, fusion, acquisition, financement ou procédure d’insolvabilité ;
• lorsque la loi, une décision judiciaire valide ou la protection de nos droits, des utilisateurs ou de tiers l’exige.

Nous ne vendons pas vos photos Velvet Skin AI.

8. Relation avec Shopify

Les Services sont hébergés par Shopify, qui collecte et traite certaines informations relatives à votre accès et à votre utilisation de la boutique afin de fournir et d’améliorer ses services.

Les informations soumises à la boutique peuvent être transmises à Shopify et à ses prestataires, y compris dans d’autres pays.

Certaines fonctionnalités Shopify peuvent intégrer des données issues de vos interactions avec notre boutique, d’autres marchands et Shopify. Dans ces circonstances, Shopify peut agir comme responsable du traitement pour les finalités qu’il détermine.

Pour plus d’informations et pour gérer certains choix, consultez les paramètres de confidentialité de Shopify.

9. Cookies, marketing et préférences

Nous et nos prestataires pouvons utiliser des cookies et technologies similaires pour faire fonctionner la boutique, mémoriser vos préférences, mesurer l’audience, sécuriser les Services et, avec les autorisations requises, personnaliser le marketing.

Vous pouvez gérer vos préférences au moyen de la bannière ou de l’outil de gestion des cookies disponible sur la boutique et des paramètres de votre navigateur. Le refus de certains cookies peut limiter des fonctions non essentielles, sans vous empêcher d’accéder aux fonctions essentielles de la boutique.

Nous pouvons vous envoyer des e-mails promotionnels si la loi l’autorise. Vous pouvez vous désabonner à tout moment au moyen du lien inclus dans ces e-mails.

Nous pourrons continuer à envoyer des communications non promotionnelles relatives à votre compte, vos commandes, l’expédition, le suivi de vos colis, les retours ou vos demandes.

10. Sites web et liens de tiers

Les Services peuvent contenir des liens vers des sites ou plateformes exploités par des tiers.

Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité et leurs conditions. Nous ne contrôlons pas leurs pratiques et ne sommes pas responsables de leur contenu, sécurité ou utilisation de vos informations.

11. Données des enfants

Les Services ne sont pas destinés aux enfants n’ayant pas atteint l’âge de la majorité dans leur juridiction.

Velvet Skin AI doit uniquement être utilisé par une personne majeure.

Nous ne collectons pas sciemment de photos de mineurs par l’intermédiaire de cette fonctionnalité.

Si vous êtes le parent ou le représentant légal d’un mineur qui nous aurait transmis des informations personnelles, contactez-nous afin que nous puissions examiner la situation et prendre les mesures appropriées.

Nous n’avons pas connaissance de la vente ou du partage, au sens des lois applicables, d’informations personnelles concernant des personnes de moins de 16 ans.

12. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment le chiffrement des communications en transit, l’hébergement séparé du serveur d’analyse, la vérification des requêtes passant par le proxy Shopify, des clés d’API conservées uniquement côté serveur, la limitation de la taille et du nombre d’images et l’absence de stockage permanent des photos par notre application.

Aucune mesure de sécurité n’est toutefois parfaite ou infaillible. N’utilisez pas de canal non sécurisé pour nous communiquer des informations sensibles ou confidentielles.

13. Durée de conservation générale

Hors Velvet Skin AI, la durée de conservation dépend de la finalité, de la nature des informations et de nos obligations.

Nous conservons les informations aussi longtemps que nécessaire pour gérer votre compte ou commande, fournir les Services, respecter nos obligations comptables, fiscales et légales, prévenir la fraude, résoudre les litiges et faire appliquer nos contrats et politiques.

Nous les supprimons ou les anonymisons lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale contraire.

Les règles particulières applicables aux photos et résultats Velvet Skin AI sont décrites à la section 6.

14. Vos droits et vos choix

Selon votre lieu de résidence et sous réserve des conditions légales, vous pouvez disposer des droits suivants :

• demander l’accès à vos informations personnelles ;
• demander la rectification d’informations inexactes ;
• demander l’effacement de vos informations ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer à certains traitements fondés sur un intérêt légitime ;
• recevoir certaines informations dans un format portable ou demander leur transmission ;
• retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué auparavant ;
• déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Concernant Velvet Skin AI, nous ne pouvons généralement pas retrouver une photo ou un résultat après la fin du traitement, car notre application ne les conserve pas.

Nous pouvons néanmoins répondre à vos questions, examiner les journaux techniques encore disponibles et transmettre une demande pertinente à un prestataire lorsque la loi l’exige.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à info@arqvance.be.

Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité. Nous ne vous pénaliserons pas pour l’exercice de vos droits et répondrons dans les délais prévus par la loi.

15. Plaintes

Si vous avez une question ou une plainte concernant le traitement de vos informations, contactez-nous d’abord à info@arqvance.be afin que nous puissions examiner votre demande.

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge ou de l’autorité compétente de votre lieu de résidence.

16. Transferts internationaux

Shopify, Railway, OpenAI, Sendcloud et d’autres prestataires peuvent traiter des informations dans des pays situés en dehors de la Belgique, de l’Espace économique européen ou du Royaume-Uni.

Lorsque la loi l’exige, nous nous appuyons sur un mécanisme de transfert reconnu, tel qu’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou des garanties équivalentes.

La localisation du serveur d’hébergement ne garantit pas, à elle seule, que tous les traitements techniques et opérations de support restent dans l’Espace économique européen.

17. Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique pour refléter une évolution de nos pratiques, de Velvet Skin AI, de nos prestataires ou des exigences légales.

Nous publierons la version révisée sur la boutique, mettrons à jour la date de dernière modification et fournirons un avis supplémentaire lorsque la loi l’exige.

18. Contact

Pour toute question sur cette Politique ou pour exercer vos droits :

E-mail : info@arqvance.be
Téléphone : +32 491 23 90 52
Adresse : Arqvance (Velvet Essences), Mechelsesteenweg 455, 1950 Kraainem, Belgique